Wenn Sie für Aufgaben immer wieder den gleichen Personenkreis anwählen müssen, welcher über Aufgaben informiert sein sollte, können Sie zur Vereinfachung eine Verteilergruppe erstellen.

Die Personen, welche in der von Ihnen erstellten Verteilergruppe sind, können:

Eine neue Konversation zur Aufgabe beginnen / an der Konversation teilnehmen
Die Aufgabe im Auge behalten - auch wenn sie nicht die verantwortliche Person der Aufgabe sind

Gehen Sie im Menü zu Aufgaben und wählen Sie oben rechts den Button Einstellungen.


Hier finden Sie nun den Bereich "Personengruppen". Um eine neue Verteilergruppe zu erstellen, wählen Sie einen der beiden Buttons + Personengruppe erstellen an.



Es können nur Personen aus der Kontaktliste in diesem Projekt ausgewählt werden. Sollte die Person noch nicht vorhanden sein, muss diese zuerst erfasst werden. Wie Sie dies tun können, finden Sie hier => Wie füge ich externe Projektbeteiligte hinzu?
Geben Sie der Gruppe einen Namen und suchen Sie dann die gewünschten Personen aus der Kontaktliste (gelb markierte Felder) aus. Sie können in diesem Schritt ausserdem mittels anwählen der Checkbox definieren, ob die Personengruppe für alle im Projekt, oder nur für Ihre Firma sichtbar sein soll.




Durch Klick auf das X können Sie den Kontakt wieder von der Liste löschen. Wenn Sie alle gewünschten Personen ergänzt haben, drücken Sie auf Speichern.


Sie können auch mehrere Gruppen erstellen und hinterlegen.

Wenn Sie nun eine neue Aufgabe erstellen (1.), können Sie im Eingabefeld "Verteiler" (2.) die hinterlegte Gruppe aufrufen und auswählen (3.). Dies erspart Ihnen die Eingabe jedes einzelnen Kontaktes.

Achtung: Es geht um den Verteiler der Aufgabe und nicht darum, wem die Aufgabe zur Erledigung zugeteilt wurde!
Detaillierte Infos dazu, wie Sie eine Aufgabe erstellen, finden Sie unter => Wie erstelle ich eine Aufgabe?


Sobald Sie die Gruppe angewählt haben, sehen Sie die einzelnen Kontakte und können diese gegebenenfalls noch ergänzen oder herausnehmen (Klick auf X beim Namen).

War dieser Beitrag hilfreich?
Stornieren
Danke!