Wie erteile ich einer Person die Freigabe auf Protokolle in einer Protokollserie?
Sie haben die Möglichkeit, einzelnen Personen die Freigabe auf eine Protokollserie zu geben.Wenig LeserWie ist ein Protokoll aufgebaut?
Ein Protokoll ist wie folgt aufgebaut:
Protokolltitel und Status
Mögliche Anzeige für den Status: "Entwurf", "Überprüfung" oder keine Anzeige. Ohne Anzeige eines Status, ist es ein veröffentlichtes Protokoll.
Details zum Protokoll - Wird bei der Erstellung festgelegt.
**Verteiler -Einige LeserWie erstelle ich ein neues Protokoll?
Ein neues Protokoll kann nur dann erstellt werden, wenn:
eine Sitzungsreihe erstellt wurde --> Wie erstelle ich eine Sitzungsreihe?
Sie das Admin-Recht auf der Sitzungsreihe haben --> Wie kann eine andere Person an meinem Protokoll mitarbeiten?
Klicken Sie in der Übersicht der Sitzungsreihe auf den BuPopulärWie erstelle ich eine Protokollvorlage?
=> Rechte und Rollen innerhalb der Firma
Protokollvorlagen dienen dazu, die Struktur (Nummerierung), Titel, sowie Texte der Traktanden und Protokollpunkte als Vorlage zu speichern. Somit können Mitarbeitende Ihrer Firma die Vorlage beim Eröffnen einer neuen Sitzungsreihe auswählen.
Zum Erstellen einer Vorlage müssenEinige LeserWie erstelle ich neue Protokollpunkte und Traktanden?
Um einen neuen Protokollpunkt hinzuzufügen, haben Sie zwei Möglichkeiten:
--> Video: Protokollpunkte und Traktanden hinzufügen
1. Button "Neuer Punkt" anwählen: Scrollen Sie ganz nach unten an das Protokoll.
2. Punkt/Traktandum einfügen
Wählen Sie die gewünschte Stelle im Protokoll und fügen Sie einen neuen PSehr populärWas für verschiedene Typen von Protokollpunkten gibt es?
Klicken Sie im Protokoll auf den Button "Neuer Punkt" oder fügen Sie zwischen bestehendem Inhalt einen neuen Punkt hinzu und wählen Sie Fliesstext.
--> Wie erstelle ich neue Protokollpunkte und Traktanden?
Wählen Sie zwischen folgenden Typen aus:
Aufgabe: Nach der Veröffentlichung des Protokolls wird die Aufgabe generiert und in die Aufgabenliste übernommen. Bei nachfolgenden ProtokolleSehr populärWie kann ich eine Planmarkierung zu einem Protokollpunkt hinzufügen?
Um eine Planmarkierung zu einem Protokollpunkt hinzuzufügen, klicken Sie rechts auf Planmarkierung hinzufügen.
Wählen Sie den gewünschten Plan aus:
Sie sehen den ausgewählten Plan. Setzen Sie per Mausklick die Markierung auf die gewünschten Stelle. Sie können denPopulärWelche Personen kann ich in den Verteiler von Protokollen aufnehmen?
Es können nur Personen in den Verteiler genommen werden, die vorgängig unter "Kontakte" erfasst
wurden. Es spielt dabei keine Rolle, ob diese Personen die Einladung ins Projekt schon angenommen haben oder nicht.
Was können Sie tun, wenn Sie nicht erfasste Kontakte trotzdem im Verteiler aufgeführt haben möchten?
-> Ein Traktandum, wie z.B. "Gäste", erstellen und diese Personen auflisten.PopulärWie füge ich Personen der Verteilerliste eines Protokolls hinzu?
Alle Personen, die im Projekt unter Kontakte erfasst sind, können in den Verteiler des Protokolls aufgenommen werden. Öffnen Sie das entsprechende Protokoll, wählen Sie das Suchfeld im Abschnitt "Verteiler" an und suchen Sie nach Personen.
Die Person wird nun in die Spalte "Teilnehmende" hinzugefügt. Ziehen Sie diese ggf. per Drag & Drop in eine andere Spalte.PopulärWeshalb steht "unvollständig" bei der Titelzeile im Protokoll?
Wenn Sie ein neues Protokoll eröffnen, welches auf dem vorherigen basiert, ist es möglich, dass Sie die Warnung "unvollständig" in der Titelzeile entdecken.
Diese Warnung erscheint, wenn Entscheide im Protokoll enthalten sind. Sie müssen diese entweder editieren oder löschen, ansonsten kann das Protokoll nicht veröffentlicht werden. Klicken Sie entweder auf den "Bleistift-Button" (1.), damit Sie den EntsWenig LeserWie gebe ich ein Protokoll zur Überprüfung frei?
Machen Sie das Protokoll als Entwurf vor der Veröffentlichung für die Personen im Verteiler des Protokolls sichtbar.
Klicken Sie dazu auf "Zur Überprüfung freigeben".
Die Personen in der Verteilerliste werden benachrichtigt und können den Entwurf des Protokolls anschauen.
Für Rückmeldungen empfehlen wir eine Konversation zu eröffnen. Das kann direkt vom Protokoll aus gemacht werden.PopulärWie ändere ich den Namen einer Sitzungsreihe?
Klicken Sie zuerst auf (1.) und danach auf die gewüschte "Sitzungskategorie", in unserem Beispiel wählen wir Bauherrschaftssitzungen an (2.).
Dann wählen Sie die Sitzungsreihe, welche Sie umbenennen möchten, aus und klicken oben rechts auf den Button Einstellungen.Wenig LeserWie lösche ich ein Protokoll?
Solange Ihr Protokoll noch im Entwurfsmodus ist, haben Sie die Möglichkeit, das Protokoll zu löschen.
Klicken Sie dazu auf den Button Löschen oben links.
Zur Sicherheit werden Sie nochmals gefragt, ob Sie das Protokoll wirklich löschen möchten. Bestätigen Sie dies durch einen Klick auf den ButtonEinige LeserWie lösche ich einen Protokollpunkt?
Klicken Sie auf (1.) und öffnen Sie das gewünschte Protokoll durch einen Klick darauf (2.).
Wenn Sie einen Protokollpunkt löschen möchten, klicken Sie auf den "Bleistift-Button" und wählen Sie dann den Button **Wenig LeserWie lösche ich eine Protokollvorlage?
Klicken Sie auf (1.) und danach auf Vorlagen (2.).
Nun sehen Sie die Übersicht Ihrer erstellten Protokollvorlagen. Wenn Sie rechts daneben auf den "Abfalleimer-Button" klicken, können Sie die Vorlage löschen.
Bestätigen Sie nochmals, dass die Vorlage wirklich gelöscht werden soll, indemWenig LeserWie ändere ich die Protokollnummer?
Klicken Sie auf das gewüschte Protokoll und überschreiben Sie die Zahl im Feld Nummer (gelb markiert). Die Protokollnummer ändert sich,Wenig LeserWie verschicke ich ein Protokoll per Email?
Öffnen Sie das Protokoll, das Sie per E-Mail verschicken möchten.
E-Mail an Verteiler: Ihr E-Mail Programm öffnet sich und erstellt eine E-Mail.
Anhang auswählen: PDF oder Word Export auswählen.
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